Kamis, 24 Mei 2012

Laporan Observasi "Manajemen Sistem Informasi Perpustakaan UNY"


BAB I
PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang
Proses manajemen secara umum adalah merancang, mengelola, mengorganisasi serta melakukan pengawasan terhadap suatu sistem yang ada. Sedangkan sistem sendiri menggambarkan suatu keadaan dimana bagian-bagian di dalamnya saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain.
Maka dari itu, dalam memberikan pengertian manajemen sistem informasi dapat dikatakan sebagai berikut, manajemen sistem informasi merupakan suatu kegiatan yang difokuskan pada cara-cara perencanaan, pengelolaan, pengembangan, serta pengawasan terhadap suatu informasi yang dilakukan secara terintegrasi antara satu bagian dengan bagian lainnya karena adanya suatu sistem.
Di dalam suatu institusi maupun lembaga baik itu besar ataupun kecil bisa dipastikan memiliki sistem informasi di dalamnya. Pada kesempatan kali ini kami memilih Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan UNY sebagai sasaran observasi kami.
Mengapa UPT Perpustakaan UNY? Ya, kami berpikir bahwa UPT UNY, yang kita semua telah ketahui, merupakan tempat berkumpulnya segala macam koleksi bahan pustaka baik berupa cetak maupun non-cetak. Oleh karena itu, tidak mengherankan jika setiap hari terjadi aktivitas rutin, seperti peminjaman, pengembalian, pencarian informasi buku terbaru, pendaftaran anggota perpustakaan baru, dan sebagainya. Hal seperti inilah yang kami lihat sebagai suatu sistem yang tak lain merupakan sistem informasi yang tidak dapat dipisahkan satu aktivitas dengan aktivitas lain. Jika salah satu aktivitas tidak berjalan dengan baik, pasti sistem informasi disana juga tidak akan berjalan lancar. Bahkan hal terburuk yang dapat terjadi adalah suatu sistem dalam perpustakaan tersebut bisa saja terhenti begitu saja.
Mengapa demikian? Hal ini telah dijelaskan sebelumnya diatas, bahwa suatu sistem bekerja saling terintegrasi, saling berkaitan serta saling mempengaruhi satu sama lain. Jelas bahwa jika dalam suatu sistem tersebut salah satu bagiannya tidak melaksanakan tugasnya dengan baik maka akan berpengaruh pada bagian yang lain. Oleh karena itu, perlu diadakannya kegiatan manajemen yang akan mengatur sistem informasi di UPT Perpustakaan UNY tersebut.

B.     Rumusan Masalah
1.      Bagaimana deskripsi Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan  UNY?
2.      Apakah pengertian Manajemen Sistem Informasi Perpustakaan?
3.      Bagaimanakah manajemen sistem informasi (pengelolaan insformasi dan personalia yang terlibat) di UPT Perpustakaan UNY?
4.      Bagaimanakah analisis (kelebihan dan kelemahan) manajemen sistem informasi Di Unit  Perpustakaan Pusat (UPT) UNY?

C.    Tujuan
1.      Mengetahui deskripsi Unit Perpustakaan Pusat (UPT) UNY
2.      Memahami dan mengetahui pengertian dan maksud Manajemen Sistem Informasi Perpustakaan.
3.      Memahami dan mengetahui manajemen sistem informasi dan personalia yang terlibat di perpustakaan UNY.
4.      Mengetahui kelemahan dan kelebihan sistem informasi di UPT Perpustakaan UNY

D.    Metode Observasi
Metode yang digunakan untuk mendapatkan data-data dan informasi tentang manajemen sistem informasi perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta ialah dengan wawancara kepada pihak yang bersangkutan dengan system informasi perpustakaan, kepala perpustakaan, pihak pengolahan koleksi, dan pihak lain yang menunjang informasi tersebut.  Selain dengan metode wawancara kami juga mendapatkan informasi dari website perpustakaan, buku panduan pengguna perpustakaan, dan arsip prosedur tugas personalia perpustakaan.








BAB II
PEMBAHASAN


A.  Deskripsi Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta
Dalam arti tradisional, perpustakaan adalah sebuah wadah koleksi buku dan majalah. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan, namun perpustakaan lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi, dan dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri. Tetapi, dengan koleksi dan penemuan media baru selain buku untuk menyimpan informasi, banyak perpustakaan kini juga merupakan tempat penyimpanan dan/atau akses ke map, cetak atau hasil seni lainnya, mikrofilm, mikrofiche, tape audio, CD, LP, tape video dan DVD, dan menyediakan fasilitas umum untuk mengakses gudang data CD-ROM dan internet. Perpustakaan dapat juga diartikan sebagai kumpulan informasi yang bersifat ilmu pengetahuan, hiburan, rekreasi, dan ibadah yang merupakan kebutuhan hakiki manusia. Oleh karena itu perpustakaan modern telah didefinisikan kembali sebagai tempat untuk mengakses informasi dalam format apa pun, apakah informasi itu disimpan dalam gedung perpustakaan tersebut atau tidak. Dalam perpustakaan modern ini selain kumpulan buku tercetak, sebagian buku dan koleksinya ada dalam perpustakaan digital (dalam bentuk data yang bisa diakses lewat jaringan komputer). (http://id.wikipedia.org/)
Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan Universitas Negeri Yogayakarta terletak di Karangmalang, Yogyakarta. Perpustakaan ini tidak jauh berbeda dengan perpustakaan pada umumnya seperti yang telah dideskripsikan di atas. Berdirinya Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta tidak dapat dipisahkan dengan sejarah berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta, karena perpustakaan ini didirikan bertepatan dengan berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta yaitu pada tanggal 21 Mei 1964. Sesuai dengan kedudukanya sebagai UPT, perpustakaan UNY berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Rektor.
Awalnya, perpustakaan UNY hanya memiliki 4 pegawai yang terdiri dari 1 orang kepala, dua orang staff, dan satu orang pembantu umum. Dimana seorang kepala ditunjuk oleh pustakawan senior dilingkungan perpustakaan, sedang kelompok pustakawan terdiri dari sejumlah pustakawan dalam jabatan fungsional yang dipimpin oleh seorang pustakawan senior yang ditunjuk diantara tenaga pustakawan dilingkungan perpustakaan.
Seiring berjalannya waktu dan perkembangan zaman, perpustakaan semakin berkembang, khususnya dalam pemanfaatan teknologi dari mesin tik sampai ke teknologi computer dalam meningkatkan layanan dan fasilitasnya,. Dahulu, perpustakaan ini berpindah-pindah sampai ditetapkanya tempat yang strategis yaitu di dekat rektorat dan layanan serta fasilitas yang masih sederhana. Dengan perkembangan universitas itu sendiri, perpustakaan pun menyesuaikan diri dalam hal layanan dan fasilitasnya.
Saat ini, di UPT perpustakaan ini pengunjung tidak hanya bisa memanfaatkan buku-buku atau koleksi yang ada, tetapi juga bisa memanfaatkan ruang e-library yang telah diresmikan tahun 2011 yang lalu. Selain itu, pengunjung juga bisa menggunakan komputer untuk mencari judul buku yang dibutuhkan melalui layanan catalog komputer, sedangkan dulu hanya menggunakan katalog manual. Hal ini sangat memudahkan pengunjung untuk mencari sebuah buku. Layanan informasi dapat pula diakses oleh pengguna melalui library online.
Perpustakaan UNY diharapkan bisa lebih meningkatkan kinerja dengan menunjukkan peningkatan-peningkatan berupa fasilitas dan pelayanan yang baik bagi pengunjung ke depannya.

B.  Manajemen Sistem Informasi Perpustakaan
1.      Pengertian Manajemen System Informasi Perpustakaan
Bahan mentah dapat diibaratkan sebagai sebuah data, data-data yang bisa dikatakan belum memiliki arti penuh yang dibutuhkan oleh penggunanya. Siagian (2002), data merupakan bahan ”mentah”. Sebagai bahan mentah, data merupakan input yang setelah diolah berubah bentuknya menjadi output yang disebut informas. Menurut Susanto (2002), informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut dapat menjadi informasi. Hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut.
Dalam rangka menghasilkan sebuah informasi, dilakukan Pengolahan data baik diproses melalui teknologi computer atau benda lain yang digunakan oleh si pengolah. Dalam Pengolahan tersebut tentunya terdapat input data, proses dan output berupa informasi. Dalam Pengolahan data dan informasi tersebut dibutuhkan adanya system (orang atau bukan orang) yang bekerjasama dalam Pengolahan dan penyampaian informasi, dimana system itu di manajemen agar proses berjalanya dalam mencapai tujuan dapat berlangsung efektif dan efisien.
Definisi Sistem adalah Suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai/mendapatkan suatu tujuan.  Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Perpustakaan merupakan suatu unit kerja yang menyelenggarakan pengumpulan, penyimpanan, dan pemeliharaan berbagai bahan pustaka yang dikelola secara sistemik untuk digunakan sebagai sumber belajar bagi pemakainya.
Aryawan agung mengutip dari Wikipedia, system informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Sistem komputer yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Suatu sistem yang dibuat dengan tujuan menyajikan informasi.
Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan sebuah sistem yang terintegrasi untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam Perpustakaan. Sistem Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan perangkat lunak yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota/peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan. Keseluruhannya bekerja secara sistematis sehingga dapat memperbaiki administrasi dan operasional perpustakaan serta dapat menghasilkan bentuk-bentuk laporan yang efektif dan berguna bagi manajemen perpustakaan (Lutfian.Sofware, 2009:1).
Dari pengertian masing-masing, maka dapat dikatakan bahwa Manajemen sistem informasi perpustakaan adalah segala kegiatan yang meliputi perencanaan, pengelolaan, pengorganisasian serta pengawasan yang di dalamnya semua bagian-bagiannya saling berkaitan satu sama lain dalam rangka pengelolaan data menjadi informasi yang dapat digunakan baik di dalam maupun di luar perpustakaan guna mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif.
Pengertian antara manajemen sistem informasi dengan sistem informasi manajemen pun terkadang masih membingungkan. Oleh sebab itu, berikut akan dijelaskan perbedaan antara keduanya. Sistem Informasi Manajemen itu adalah produk/sebuah sistem. Sedangkan Manajemen Sistem Informasi itu adalah aktivitas.
Sistem Informasi Manajemen, itu lahir ketika ada sebuah teknologi yang menjadi enabler untuk membantu kegiatan-kegiatan manajemen. Entah manajemen personalia (jadi sistem informasi personalia), manajemen penjualan (jadi sistem informasi penjualan), manajemen kegiatan akademik (jadi sistem informasi akademik), manajemen rumah sakit (jadi sistem informasi rumah sakit). Keberadaan "sistem informasi manajemen" ini fungsinya adalah untuk membantu kegiatan-kegiatan manajemen dari sudut pandang tertentu (data, orang, teknologi -- mostly, dll).
Sedangkan Manajemen Sistem Informasi itu adalah kegiatan pengelolaan-pengelolaan sistem informasi dengan tujuan tertentu (untuk apa saja, untuk meningkatkan apa, untuk supaya bisa apa) bahkan ketika sistem informasi itu masih berbentuk suatu prosedur kerja tanpa tools/software/teknologi. Sudah ada aplikasi (sebut saja: sistem informasi rumah sakit), bagaimana cara mengelolanya supaya sistem informasi itu Optimal untuk something as purpose (misal: bagaimana caranya supaya SIM-RS ini bisa meningkatkan pendapatan RS). (http://komunitas.stiki.ac.id)
2.      Penggunaan System Informasi Perpustakaan
Menurut Harmawan (2009:1) sistem informasi perpustakaan merupakan sistem automasi perpustakaan. Di dalam sistem perpustakaan terdapat modul-modul yang terintegrasi dari sistem yang satu ke sistem yang lain. Adapun modul-modul yang dapat terintegrasi yaitu:
a) Modul Pengadaan
b) Modul Pengatalogan
c) Modul keanggotaan
d) Modul sirkulasi dalam kalimat yang sederhana adalah proses edar suatu benda. Jika koleksi yang dimaksud adalah buku maka arti sirkulasi adalah proses peredaran buku dengan berbagai jenis kegiatan transaksi antara pengguna dengan petugas perpustakaan.
e) OPAC, Otomasi perpustakaan akan memudahkan pengguna/pustakawan dalam menelusur informasi khususnya katalog melalui OPAC. Pengguna/pustakawan dapat menelusur suatu judul buku secara bersamaan. Disamping itu, mereka juga dapat menelusur buku dari berbagai pendekatan. Misalnya melalui judul, kata kunci, pengarang, kata kunci pengarang, subyek, kata kunci subyek dsb. Sedangkan apabila menggunakan katalog manual, pengguna/pustakawan hanya dapat akses melalui tiga pendekatan yaitu judul, pengarang, dan subyek (Harmawan 2009:1).
Dalam Penggunaan Sistem yang sudah lama perlu diperbaiki atau bahkan diganti, dapat disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya yaitu : 1. Kesalahan yang tidak sengaja, yang menyebabkan kebenaran data kurang terjamin. 2. Tidak efisiensinya operasi pengolahan data tersebut. 3. Adanya instruksi-instruksi atau kebijaksanaan yang baru baik dari pemimpin atau dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah. ada dalam koleksi. Modul pengadaan ini berfungsi untuk membuat daftar usulan buku dan daftar pengadaan buku.
Pada pengembangan system informasi, terdapat beberapa metode pengembangan yang dapat digunakan beberapa diantanya yaitu (Jogiyanto,487;2005) :
a)         Prototipe, Prototipe merupakan suatu metode dalam pengembangan system yang menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap sehingga segera dapat dievaluasi oleh pemakai
b)         Rapid Application Development (RAD) adalah sebuah model proses perkembangan software yang menekankan siklus perkembangan yang sangat pendek. Di mana perkembangan cepat dicapai dengan menggunakan pendekatan kontruksi berbasis komponen.
c)         Outsourcing adalah pengembangan sistem informasi yang diserahkan kepada pihak luar/ pihak ketiga. Pada metode ini pengembangan dan pengoperasian oleh pihak ketiga. Pada prakteknya lebih dari itu dimana segalah kegiatan diserahkan sepenuhnya termasuk pemrosesan pemasukan dan pengolahan data, jadi tidak hanya membuat, menyediakan perangkat kerasnya, dukungan pemeliharaan, serta pelayanan dan pemulihan dari ganguan (Jogiyanto,487;2005).
Penentuan apakah akan dikerjakan dan operasikan oleh pihak ketiga (outsourcing) atau akan dikembangkan sendiri (insourcing) ditentukan oleh faktor kemampuan sumber daya dari departeman sistem informasi. Jika departemen sistem informasi tidak mempunyai sumber daya yang baik.
3.      Komponen dalam system informasi
Sistem informasi memiliki lima (5) komponen utama pembentuk yaitu :
a.       Komponen Perangkat Keras (Hardware)
b.      Komponen Perangkat Lunak (Software)
c.       Komponen Sumber Daya Manusia (Brainware)
d.      Komponen Jaringan komputer (Netware)
e.       Komponen Sumber Daya Data (Dataware)
Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa didalam system informasi terdapat satu atau lebih komponen yang saling berkaitan dan mempengaruhi satu sama lain. Dimana terjadi proses manajemen system informasi, pengaturan atau pengelolaan system yang bekerja untuk mencapai tujuan. meliputi sumber daya manusia (pengelola), data input (Dataware), Perangkat computer (hardware), perangkat lunak (software) dan jaringan computer (netware) yang saling berhubungan untuk mencapai hasil atau tujuan yang telah ditentukan.
Dalam hal ini, proses manajemen system informasi diperpustakaan serupa dengan komponen-komponen tersebut meliputi : seorang pegawai atau personalia yang terlibat dalam penggunaan system (brainware), data-data yang akan dikelola misalnya keterangan bahan pustaka (Dataware), system Pengolahan informasi yang digunakan (software), dan jaringan internet jika diperlukan missal dalam library online (netware). 
4.      Manfaat Sistem informasi perpustakaan
Manfaat dari penerapan sistem informasi pada perpustakaan menurut (Ishak, 2008:89) diantaranya adalah:
a)      Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan.
b)      Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan.
c)      Meningkatkan citra perpustakaan
d)     Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.

C.  Personalia Perpustakaan UNY
Kepegawaian di perpustakaan UNY meliputi kepegawaian TU dan operasional meliputi ahli dan teknis (langsung) yang salling bekerja sama dalam mencapai tujuan perpustakaan. Diperpustakaan UNY proses bekerjanya pegawai dan pustakawan dilakukan berdasarkan perencanaan dan prosesdur kerja (khususnya pada bagian pengelolaan system informasi, seperti prosesdur import dan eksport data, back up, dll) yang telah ditetapkan oleh kepala sebelumnya. Terjadi adanya rouling atau perputaran pegawai teknis selama empat (4) bulan sekali, sehingga semua pegawai harus bekerja sesuai dnegan prosedur yang telah ditetapkan, dan Setiap pegawai yang sedang bekerja pada bagian tertentu yang berkaitan dengan pengolahan data transaksi seperti layanan sirkulasi harus memback up hasil kerjanya untuk dapat dipertanggungjawabkan dan sebagai bukti serta acuan untuk pelaksanaan selanjutnya. 
Mengenai manajemen system informasi di perpustakaan UNY, system informasi ini lebih ditujukan pada layanan yang digunakan oleh pengguna perpustakaan. Berikut akan diuraikan sedikit mengenai tanggung jawab  personalia yang sedang menduduki bagian-bagian berikut :
1.      Audit Internal
Audit Internal adalah audit yang dilakukan oleh personel internal Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta. Tanggung jawab :
a)      Koordinator Audit Internal bertanggung jawab dalam pelaksanaan audit dari penetapan jadual, penetapan auditor dan auditee serta melaporkan secara keseluruhan hasil audit internal kepada Wakil Manajemen.
b)      Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam monitoring tindak lanjut hasil temuan audit dan melaporkan hasil pelaksanaan audit internal kepada Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta dalam Rapat Tinjauan Manajemen.
2.      Pengendalian dokumen dan data
Tanggungjawab :
a)      Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk memeriksa isi prosedur yang diusulkan pegawai dan memverifikasi kebutuhannya untuk menunjang efektifitas penerapan sistem manajemen mutu.
b)      Kepala Perpustakaan  Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab untuk pengesahan dokumen.
c)      Pengendali dokumen bertanggung jawab untuk menggandakan dan mendistribusikan dokumen kepada personel yang telah ditetapkan dan  mengendalikan sesuai ketentuan dalam prosedur ini.
3.      Pengendaliaan rekaman
Tanggungjawab :
a)      Pengendali dokumen bertanggung jawab dalam melakukan identifikasi dokumen termasuk formulir secara keseluruhan yang digunakan di Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
b)      Kasubag TU/Koordinator Bidang bertanggung jawab dalam membuat daftar rekaman mutu yang digunakan diareanya dan menyimpan rekaman yang dapat memudahkan penelusuran bilamana diperlukan termasuk menetapkan masa simpan rekaman.
4.      Tinjauan Manajemen
Tanggungjawab :
a)      Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam mengusulkan waktu dan agenda tinjauan manajemen kepada Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta serta menyampaikan seluruh agenda  pada rapat tinjauan manajemen sampai diperoleh keputusan dari pimpinan.
b)       Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab dalam menetapkan waktu pelaksanaan dan memutuskan setiap permasalahan yang terjadi sampai diperoleh keputusan untuk segera ditindaklanjuti.
5.      Pengelolaan pelanggan
Tanggungjawab :
a)Wakil Manajemen/Koordinator Bidang/Kasubag TU bertanggung jawab dalam menindak lanjuti setiap permasalahan atau umpan balik (saran) sesuai pokok permasalahan atau saran yang diperoleh.
b)                  Pengendali dokumen bertanggung jawab untuk pengarsipan hasil-hasil evaluasi mulai dari quesioner, hasil analisa, rencana tindak lanjut, realiasi tindak lanjut yang dilakukan.
6.      Pengajuan kebutuhan pegawai
Tanggungjawab :  Kasubbag TU bertanggung jawab dalam melakukan analisa terhadap kebutuhan pegawai di lingkungan Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
7.      Peningkatan kompetensi pegawai
Tanggungjawab : Kasubbag TU bertanggung jawab atas fasilitasi penyelenggaraan peningkatan kompetensi pegawai sesuai usulan yang diajukan.
8.      Perbaikan fasilitas
Usaha memperbaiki kerusakan fasilitas agar dapat berfungsi dengan baik. Perbaikan bangunan digolongkan sesuai tingkat kerusakan.
Tanggungjawab :
a)      Koordinator Bidang bertanggung jawab dalam mengusulkan pemeliharaan fasilitas.
b)      Kasubbag TU bertanggung jawab dalam inventarisasi usulan perbaikan yang disampaikan oleh Koordinator Bidang.
c)      Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab dalam memeriksa usulan dari Kasubbag TU serta menetapkan skala prioritas perbaikan yang harus segera dilaksanakan.
9.      Pemeliharaan fasilitas
Pemeliharaan Fasilitas ialah kegiatan rutin terjadwal yang bertujuan memonitor kinerja fasilitas. Tanggungjawab :
a)      Koordinator Bidang bertanggung jawab dalam mengidentifikasi peralatan yang harus dipelihara
b)      Kasubbag TU bertanggung jawab dalam membantu Koordinator Bidang dalam mengidentifikasi dan melakukan tindakan pemeliharaan yang dilakukan.
10.  Pengelolaan bahan pustaka
Petugas pengolahan bahan pustaka membuat daftar keterangan lengkap bahan pustaka (deskripsi katalog) yang disusun berdasarkan aturan tertentu.
11.  Peminjaman
Petugas sirkulasi bagian peminjaman melakukan pencatatan transaksi peminjaman, dan memberitahukan pengguna untuk mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam sesuai batas waktu peminjaman.
12.  Pengembalian
Petugas sirkulasi melakukan pencatatan transaksi pengembalian, perpanjangan bahan pustaka, dan memberitahukan pengguna apabila bahan pustaka yang dipinjam telah melampaui batas waktu peminjaman.
13.  Referensi
Petugas referensi membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi.
14.  Tindakan pencegahan
Tindakan pencegahan adalah suatu tindakan yang diambil karena indikasi akan menimbulkan ketidaksesuaian atas produk dan sistem guna mencegah terjadinya ketidaksesuaian tersebut. Tanggung Jawab :
a)      Seluruh pegawai bertanggung jawab dalam melakukan tindakan pencegahan atas potensi ketidaksesuaian yang terjadi.
b)      Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam monitoring terhadap efektifitas tindak lanjut yang dilakukan atas tindakan pencegahan untuk menghindari ketidaksesuaian.
15.  Tindakan perbaikan
Tindakan perbaikan adalah suatu tindakan yang diambil karena terjadinya ketidaksesuaian atas produk, proses dan sistem guna menghilangkan penyebab ketidaksesuaian tersebut dan mencegah terulangnya ketidaksesuaian tersebut dimasa mendatang. Tangggunga jawab :
a)      Seluruh pegawai bertanggung jawab melakukan perbaikan atas ketidaksesuaian yang terjadi dan mencari penyebab timbulnya ketidaksesuaian serta mencega terulangnya ketidaksesuaian dimasa yang akan datang.
b)      Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam monitoring terhadap efektifitas perbaikan dan tindak lanjut yang dilakukan.
16.  Tinjauan manajemen, Tanggung jawab :
a)Wakil Manajemen bertanggung jawab dalam mengusulkan waktu dan agenda tinjauan manajemen kepada Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta serta menyampaikan seluruh agenda  pada rapat tinjauan manajemen sampai diperoleh keputusan dari pimpinan.
b)      Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab dalam menetapkan waktu pelaksanaan dan memutuskan setiap permasalahan yang terjadi sampai diperoleh keputusan untuk segera ditindaklanjuti.

D.  Manajemen Sistem Informasi UPT UNY
Perpustakaan UNY sejak awal berdiri menerapkan system layanan terbuka (opened acces). Sistem layanan terbuka dirasa lebih sesuai dengan kondisi sebuah perpustakaan perguruan tinggi, karena dengan sistem tersebut pengguna mendapat kesempatan yang lebih luas dalam mengakses bahan pustaka yang dikehendaki.
Perpustakaan secara konvensional dikenal dengan koleksi bukunya dan juga sebagai pusat informasi. Pada era globalisasi, informasi tidak hanya diperoleh dari buku, namun juga melalui teknologi informasi. Dalam rangka memberikan layanan terbaik dan bermanfaat bagi penggunanya, proses manajemen system informasi dilakukan untuk memberikan penyampaian informasi yang lebih leluasa, informasi bahan pustaka yang dapat diakses dimanapun dan kapan saja, lebih praktis dan efisien bagi pengguna.  
 Sejak tiga tahun terakhir System manajemen di perpustakaan UNY berdasarkan  pada ISO 2001-2008 yang terfokus pada pengguna. Dan berdasarkan atas pasal 43, tahun 2007 proses manajemen berdasarkan SNI yang merupakan produk BSNP yaitu adanya pemanfaatan IT dalam proses manajemen peprustakaan. Dalam mengelola layanan perpustakaan UNY menggunakan software Sistem yang terintegrasi, yaitu:
1.      Program CDS/ISIS (Computerized Documentation Sevices/Integrated Sets of Information Systems)
Mulai tahun 1990, Perpustakaan UNY menggunakan system perangkat lunak atau software yang terintegrasi yaitu progam otomasi perpustakaan CDS/ ISIS  sebagai pangkalan data sehingga bisa memberikan layanan akses informasi dengan komputer kepada para pengguna jasa perpustakaan. Program CDS/ISIS (Computerized Documentation Sevices/Integrated Sets of Information Systems) adalah program sistem informasi basis data yang digunakan terutama untuk mengelola basisdata non numeric tersetruktur (data teks). System ini merupakan software system yang dikeluarkan oleh UNESCO dan dikembangkan oleh institute technology Thailand yang dapat digunakan oleh instansi-instansi atau organisasi yang ada di dunia secara gratis. Software ini pun dikenal oleh bangsa indoneisa kemudian diterjemahkan dan dikelola oleh IPB sehingga organisasi-organisasi perpustakaan Indonesia pun dapat memakainya secara gratis.
Program ini digunakan sebagai pangkalan database bahan pustaka dan database mahasiswa (entry dalam pengadaan buku, anggota perpustakaan , pembuatan label,dst), dimana nantinya semua Pengolahan data yang dilakukan sudah selesai akan di upload atau ditransfer ke tiga server yang ada di lantai dua.  Ketiga server tersebut akan terintegrasi atau terhubung langsung dengan system computer yang ada diperpustakaan. Seperti dalam proses pencarian catalog (opec) baik melalui intanet ataupun internet, layanan sirkulasi (pengembalian dan peminjaman), absensi front office, library digital, online library dan proquest.
Software terintegrasi ini megalami pengembangan, dari SIPISIS kemudian WINISIS dan kemudian kembali lagi ke CDS/ISIS. Software CDS/ISIS belum memiliki fitur dan fungsi yang dibutuhkan seperti pembuatan barcode dan terkoneksi dengan internet, sehingga sempat terjadi proses pengembangan software menjadi SIPISIS yang mampu menyusun barcode, dan dilakukan pengembangan kembali menjadi WINISIS yang  mampu terkoneksi dengan internet pula. Namun karena adanya kesulitan dalam pengelolaan pengembangan tersebut program tersebut kembali menjadi bentuk CDS/ISIS.
Melihat kelebihan dan kelemahan dari software terintegrasi CDS/ISIS, pengelola mulai mencari dan melihat system lain yang dianggap lebih efektif dan efisien dalam penggunaanya untuk peningkatan layanan informasi bagi pengguna.  Penggunaan System layanan dengan software terintegrasi SLIM (Sistem Library information system) atau lebih dikenal dengan Senayan merupakan rencana pengembangan lanjutan dalam penggunaan system pengelolaan database, system ini mampu bekerja lebih baik dari system sebelumnya. Dimana saat ini perpustakaan UNY memanfaatkan dua system yaitu CDS/ISIS, dan Senayan yang sedang melengkapi kekurangan yang telah disebutkan sebelumnya pada system CDS/ISIS (web dan barcode). Kedua system tersebut dijalankan secara terpisah dalam beberapa computer.  System SLIM ini mampu mengolah data lebih praktis dan lengkap, sehingga rencanya system ini akan diterapkan menggantikan posisi dari system CDS/ISIS, hanya tinggal menunggu pengguna yaitu dosen, mahasiswa, peneliti, dan seterusnya tidak beraktifitas lagi dalam jangka waktu yang agak lama, karena proses pergantian system tersebut membutuhkan waktu dan proses yang harus teliti.
2.      System terintegrasi SLIM (Sistem Library information system) atau Senayan
Software terintegrasi ini dinamakan senayan, software ini merupakan otoritas dikbud (berada dekat Senayan Jakarta) dan software ini dapat digunakan secara gratis pula. System ini sedang digunakan oleh perpustakaan UNY dalam pembuatan barcode dan web (terkoneksi) yang saat ini sedang dimanfaatkan pada informasi bahan pustaka  perpustakaan melalui online. Karena system CDS/ISIS yang saat ini digunakan pula, tidak mampu melakukan kebutuhan tersebut karena ada kesulitan pengelola dalam Pengolahan perangkat software tersebut.
Sudah dikatakan sebelumnya bahwa system SLIM ini tidak lama lagi akan menggantikan system CDS/ISIS. Kenapa hal itu dilakukan, mengingat kelebihan dari system ini yaitu :
a.          Fitur yang digunakan lebih lengkap dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Selain dapat mengelola database pustaka kedalam OPEC, akses sirkulasi, absensi front office, database dan pembuatan kartu anggota perpustakaan langsung, barcode, dst.
b.         System ini sudah berbasis web, sehingga mendukung kerja system informasi.
c.          Software lebih praktis, proses pembuatan atau penyusunan data informasi mudah dan cepat.
d.         Membuat kerja pegelola menjadi lebih efektif dan efisien, dengan bar code yang dibuat langsung dari software, maka bisa langsung terdeteksi dalam pencarian tanpa dicap terlebih dahulu.
e.          Tampilan dari Pengolahan melalui system ini lebih menarik. Seperti adanya tampilan cover buku ketika kita membuka dan membaca bahan pustaka melalui on line atau digital library.
Pengelolaan Sistem Informasi
Proses Pengelolaan Sistem Informasi guna layanan bagi pengguna, berawal dari input data yaitu pengadaan bahan pustaka. Pengadaan ini dilakukan jika ada pesanan, perencanaan Setiap satu tahun terhadap pengadaan buku baru, atau dari karyawan sirkulasi (pengecekan buku), dapat pula saran dari pengguna, penerbit buku, dst. Dengan Proses pengadaan bahan pustaka sebagai berikut :

Input data dari penerbit melalui jalinan kerjasama,
penerbit
Pengadaan buku
Entry data base
Verifikasi
 
Download    

Penerbit, Info pengguna, Pegawai , Pesanan, Rencana tahunan



 



Penerbit mengupload bahan pustaka yang diterbitkan melalui jalinan (e-mail) kerjasama dengan perpustakaan, kemudian di download oleh pengelola, database dimasukkan kedalam pengolahan data (entry), diseleksi oleh team terkait mengenai buku-buku apa saja yang perlu dan akan dibeli. Selanjutnya proses verifikasi data bahan pustaka sebelum dipesan (buku apa saja, jumlahnya berapa, harga), maka akan tersisa data pustaka yang mungkin belum akan terbeli. Data tersebut akan menjadi daftar tertunda dan akan tersimpan. Dari database pustaka tersebut, akan di buat label (no identitas bahan pustaka meliputi, tahun,pasal,jenis,dst), barcode, pengktalogan (Opec) untuk pencarian bahan pustaka dan sirkulasi, memuat database mahasiswa (dari tiap fakultas) untuk yang menjadi anggota perpustakaan akan membantu absensi dan layanan sirkulasi, dan layanan informasi berbasis web. Dimana database tersebut akan ditransfer/upload ke tiga server yang ada di lantai dua yang terintegrasi dengan system computer yang ada di perpustakaan : layanan sirkulasi, absensi, digital library, online library, dan pro-quest. Alur proses pengelolaan/manajemen system informasi :


Sirkulasi
Katalogisasi (opec intra dan internet)
Absensi Front office
Anggota perpustakaan
On line library (catalog online)
Digital library
 Aktif dan non aktif anggota (kaitanya dengan sirkulasi, denda, dst)
Layanan





Perpustakaan UNY memiliki enam pangkalan data yang dapat diakses melalui intranet dan internet, yaitu:
1)      Buku, pangkalan data ini memuat informasi mengenai koleksi buku teks yang dimiliki Perpustakaan UNY.
2)      DTS, pengkalan data ini memuat informasi mengenai Desertasi, Tesis dan Skripsi.
3)      Lapen, pangkalan data ini memuat informasi mengenai laporan penelitian dosen UNY.
4)      Art, pangkalan data ini memuat judul-judul artikel majalah, surat kabar harian dan jurnal dalam bentuk tercetak yang dikoleksi oleh perpustakaan UNY yang diperoleh melalui langganan maupun hadiah.
5)      Jurnal elektronok, pangkalan data ini memuat ribuan judul jurnal bidang pendidikan, science dan social science.
6)      Website UPT UNY berisi informasi data bibliografi yang dapat diakses melalui situs http://library.uny.ac.id.

Adapun tujuan layanan ini adalah:
1)      Mempermudah pengguna perpustakaan dalam proses penelusuran informasi.
2)      Mempermudah dan mempercepat penemuan informasi.
3)      Memberikan peluang dan jangkauan lebih banyak untuk menelusur dan menemukan informasi dari pangkalan data yang ada.
Berikut salah satu contoh penelusur informasi:
1.      Penelusuran website UPT perpustakaan
Dengan mengetik beberapa bahasa perintah pada pangkalan data yang tersedia, informasi dapat diakses dari manapun tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu, dengan cara sebagai berikut:
a. Pilih alamat http://library.uny.ac.id
b.      Untuk pencarian daftar literature, pilih menu yang dikehendaki.
c.       Untuk menelusur data bibliografi buku bias melalui judul, pengarang maupun subyek
2.      Penelusuran jurnal elektronik
a.       Penelusuran melalui internet
·         Akses internet dengan alamat http://www.proquest.com/pqdweb

·         Tulis account name dan password, ganti tiap bulan, yang dapat ditanyakan di perpustakaan R. E-Library.

b.      Penelusuran melalui intranet dengan memanfaatkan OPAC (online Public Acces Catalogue) yang tersedia di gedung UPT UNY
Perkembangan teknologi informasi yang ditandai dengan adanya penerapan teknologi komunikasi dan komputer di perpustakaan memungkinkan akses informasi menjadi cepat dan tepat. Layanan perpustakaan terpadu dan terigentrasi dengan membangun pangkalan data di UPT Perpustakaan dan di masing-masing perpustakaan fakultas/ jurusan, lembaga penelitian dan unit-unit terkait di lingkungan UNY telah terkait dan dapat diakses dari fakultas/ jurusan, unit, lembaga dan rektirat. Dalam penyebaran informasi, system temu kembali (retrieval system) berguna untuk meng-match-kan apa yang tersedia dan apa yang dibutuhkan. Mengingat pentingnya literature sebagai salah satu sarana untuk menunjang proses belajara mengajar, layanan perpustakaan melalui internet dan intranet perlu diperkenalkan dan dipahami oleh seluruh masyarakt akademik agar fasilitas yang tersedia dapat dimanfaatkan.Namun UPT sebagai perpustakaan pusat di UNY belum mampu terintegrasikan atau terhubung dengan fakultas-fakultas yang ada di UNY. Meskipun dahulu sempat terhubung, namun karena ke-engganan terhadap proses yang sulit dan membutuhkan kerjasama dengan beberapa pihak terkait (puskom) keterhubungan tersebut terputus sampai sekarang.
Keuntungan yang diperoleh dengan tersedianya layanan perpustakaan melalui intranet dan internet adalah:
1.      Dalam waktu 24 jam mahasiswa dapat memperoleh informasi bibliografi denagn mudah dari berbagai tempat.
2.      Sharing sumberdaya khususnya sumber informasi yang ada di perpustakaan sehingga dapat dimanfaatkan dengan maksimal.
3.      Membuka peluang untuk memperkaya pengalaman belajar dan pemerataan kesempatan belajar sekaligus sebagai upaya mendukung prinsip life-long learning.

E.  Analisis Sistem Informasi UPT UNY
Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan kelompok, maka dapat diperoleh beberapa data mengenai bagaimana system informasi di UPT UNY. Di sini pemanfaatan teknologi computer (software dan hardware) yang terkoneksi internet (netware) oleh staff pegawai (brainware) digunakan untuk mengolah data (data) yang nantinya berfungsi sebagai informasi baik untuk staff maupun pengunjung, pendukung pengambilan keputusan dalam proses menajemen, membantu tugas-tugas layanan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pengolahan basis data untuk penemuan informasi, pelayanan untuk pengunjung melalui penyajian informasi melalui layanan catalog, digital library, dan perpustakaan online. UPT perpustakaan UNY menggunakan system informasi guna meningkatkan layanan bagi pengguna yaitu software system terintegrasi CDS/ISIS dan SLIM,  system yang mendukung kegiatan manajemen di perpustakaan.
Berikut analisis mengenai system informasi UPT UNY :
a)      Sistem informasi yang dipakai  CDS\ISIS dan SLIM merupakan  perangkat lunak yang digunakan oleh UPT UNY sebagai pusat pangkalan data, diaplikasikan pada sistem  otomasi perpustakaan guna meningkatkan layanan bagi pengguna.
b)      Perangkat lunak CDS/ISIS dan SLIM merupakan salah satu metode pengembangan sistem informasi yang digunakan oleh UPT UNY yang masuk dalam kategori metode pengembangan insourcing yaitu memperoleh perangkat lunak dari luar (gratis atau membeli) dan dikelola sendiri.
c)      Proses peralihan dari pengelolaan data manual melalui mesin tik ke teknologi komputer dilakukan atas dasar  makin meningkatnya:
·         Tuntutan teknologi informasi khususnya computer
·         Meningkatnya kebutuhan pelayanan perpustakaan
·         Tuntutan menggunakan koleksi secara bersama 
·         Kebutuhan untuk mengefektifkan tenaga dan sumberdaya manusia
·         Kebutuhan efisiensi waktu dalam pencarian data
·         Keanekargaman bahan pustaka yang dikelola
·         Kebutuhan layanan akses informasi pustaka secara cepat dan tepat
d)     Bentuk keluaran dari System informasi yang sudah dikelola berupa : catalog computer, sirkulasi (peminjaman dan pengembalian), digital library, perpustakaan online, pengklasifikasian buku, pengelolaan administrasi keanggotaan dan pegawai, kumpulan data base koleksi pada pangkalan data.
e)      Dalam manajemen system informasi, telah disebutkan Komponen-komponen system informasi, setidaknya terdapat tiga tahap sistem informasi yang di operasionalkan oleh seorang ahli IT yang bekerjasama dengan staff pustakawan lainnya yaitu : input (berupa data-data yang dimasukan ke dalam sistem), proses (data tersebut dimanipulasi agar dapat terbaca, diolah dan dikeluarkan menjadi informasi (penyimpanan file)), output (berupa hasil dari pengolahan data input yang langsung dapat digunakan oleh pegawai ataupun pengunjung, data mengenai keterangan buku seperti penerbit, pengarang, jumlah buku,dst) dan kendali (control atau metode yang digunakan untuk melindungi data, berupa backup dan persediaan jend set)
f)       Sistem kerja di UPT UNY yaitu melingkar, terjadi pertukaran wilayah kerja Setiap empat (4) bulan sekali. Dimana perputaran tersebut lebih bergerak ke bagian teknisnya (umum) dan pada pegawai yang jabatanya masih dibawah atau senior.
Dari pemaparan di atas dapat di analisis kelebihan dan kelemahan sistem informasi di UPT UNY, antara lain :
Kelebihan :
a)      Dengan peralihan dari manual ke otomasi komputer, hal tersebut memberi kemudahan pada pelayanan dan kinerja pegawai dalam mengelola informasi apapun menjadi efisien dan efektif.
b)      Memberikan kepuasan bagi pengunjung dengan pelayanan informasi yang mendukung, sehingga pengunjung dapat memperoleh informasi yang diinginkan.
c)      Mampu mengelola sistem informasi dengan sistem prosedur kerja yang sudah ditetapkan sebagai pedoman dalam bekerja dengan seorang ahli IT yang mengontrolnya.
Kelemahan :
a)      Sistem kerja yang ada (berputar/rotasi), memberi dampak yang kurang baik dalam pengoptimalan kinerja pegawai untuk pengelolaan perpustakaan. Dengan sistem berputar dan berpindah tersebut, staff pegawai tidak benar-benar mengusai secara mendetail terhadap pekerjaanya karena mereka dituntut mengusai semua pekerjaan yang ada di sini.
b)      Dapat ditimbulkanya Permasalahan dalam pengelolaan dan pengontrolan sistem informasi. Karena tidak adanya keahlian khusus dalam mengelola sistem informasi pada setiap pegawai, jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan (ketika ahli IT sedang tidak ada diruangan) maka sistem yang ada diperpustakaan menjadi terganggu karena pangkalan sistem informasi mereka berada dalam kendali komputer.
c)      Penggunaan sistem informasi terintegrasi (CDS/ISIS) merupakan software dari luar, sehingga kemungkinan besar software tersebut akan sulit untuk dilakukan pengembangan atau penambahan fitur yang dibutuhkan. Cara yang dapat digunakan hanya merubah system ke system  lain yang memiliki kelebihan dari system semula. Sehingga hal tersebut membutuhkan banyak waktu dan proses dalam perubahan system.
d)     Manajemen system informasi di perpustakaan kurang dioptimalkan dalam hubunganya dengan system yang ada di perpustakaan-perpustakaan fakultas.

















BAB III
PENUTUP

Berdasarkan pengamatan yang dilakukan di UPT UNY, dapat disimpulkan mengenai bagaimana sistem informasi disana. Seperti pada organisasi-organisasi pepustakaan pada umumnya, UPT UNY memilliki manajemen sistem informasi yang dikelola oleh pegawai perpustakaan. System informasi  tersebut yaitu CDS/ISIS sempat berkembang menjadi SIPISIS dan WINISIS merupakan perangkat lunak yang digunakan sebagai sistem pengolahan data menjadi informasi. Dan saat ini menggunkan system informasi CDS/ISIS dikombinasikan dengan software terintegrasi SLIM dalam rangka meningkatkan layananya kepada pengguna.
Dimana Manajemen system informasi dari software tersebut melibatkan personalia yang ada diperpustkaan khususnya pada ahli IT. Keluaran yang tampak dari pengolahan sistem informasi tersebut antara lain catalog computer, sirkulasi (peminjaman dan pengembalian), digital library, perpustakaan online, dll. Sebagai sebuah perpustakaan, UPT perpustakaan UNY dapat dikatakan sebagai perpustakaan yang ideal dengan proses manajemen system informasi yang mampu memberikan pelayanan dan fasilitas terbaik untuk penggunanya, meskipun dalam pengelolaan system dan kompetensi sumber daya manusianya masih kurang optimal.


DAFTAR PUSTAKA

Aryawan Agung. Sistem Informasi.pdf . Diakses hari senin, tanggal 30 april 2012.
Jogiyanto.2005.Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andioffset
Sukarjono,dkk.2010.Buku Panduan Pemakai Perpustakaan. Yogyakarta :UPT perpustakaan universitas negeri yogyakarta
http://yoyoke.web.ugm.ac.id/download/sim.pdf diakses hari senin, tanggal 30 april 2012


  

Reaksi:

0 komentar:

Poskan Komentar