BAB
I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Proses
manajemen secara umum adalah merancang, mengelola, mengorganisasi serta
melakukan pengawasan terhadap suatu sistem yang ada. Sedangkan sistem sendiri
menggambarkan suatu keadaan dimana bagian-bagian di dalamnya saling berkaitan
dan saling mempengaruhi satu sama lain.
Maka
dari itu, dalam memberikan pengertian manajemen sistem informasi dapat
dikatakan sebagai berikut, manajemen sistem informasi merupakan suatu kegiatan
yang difokuskan pada cara-cara perencanaan, pengelolaan, pengembangan, serta
pengawasan terhadap suatu informasi yang dilakukan secara terintegrasi antara
satu bagian dengan bagian lainnya karena adanya suatu sistem.
Di
dalam suatu institusi maupun lembaga baik itu besar ataupun kecil bisa
dipastikan memiliki sistem informasi di dalamnya. Pada kesempatan kali ini kami
memilih Unit Pelaksana Teknis
(UPT) Perpustakaan UNY sebagai
sasaran observasi kami.
Mengapa
UPT Perpustakaan UNY? Ya, kami
berpikir bahwa UPT UNY, yang kita semua telah ketahui, merupakan tempat
berkumpulnya segala macam koleksi bahan pustaka baik berupa cetak maupun
non-cetak. Oleh karena itu, tidak mengherankan jika setiap hari terjadi
aktivitas rutin, seperti peminjaman, pengembalian, pencarian informasi buku
terbaru, pendaftaran anggota perpustakaan baru, dan sebagainya. Hal seperti
inilah yang kami lihat sebagai suatu sistem yang tak lain merupakan sistem
informasi yang tidak dapat dipisahkan satu aktivitas dengan aktivitas lain.
Jika salah satu aktivitas tidak berjalan dengan baik, pasti sistem informasi
disana juga tidak akan berjalan lancar. Bahkan hal terburuk yang dapat terjadi
adalah suatu sistem dalam perpustakaan tersebut bisa saja terhenti begitu saja.
Mengapa
demikian? Hal ini telah dijelaskan sebelumnya diatas, bahwa suatu sistem
bekerja saling terintegrasi, saling berkaitan serta saling mempengaruhi satu
sama lain. Jelas bahwa jika dalam suatu sistem tersebut salah satu bagiannya
tidak melaksanakan tugasnya dengan baik maka akan berpengaruh pada bagian yang
lain. Oleh karena itu, perlu diadakannya kegiatan manajemen yang akan mengatur
sistem informasi di UPT Perpustakaan UNY
tersebut.
B. Rumusan Masalah
1.
Bagaimana deskripsi
Unit Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan UNY?
2.
Apakah pengertian
Manajemen Sistem Informasi Perpustakaan?
3.
Bagaimanakah manajemen
sistem informasi
(pengelolaan insformasi dan personalia yang terlibat)
di UPT Perpustakaan UNY?
4.
Bagaimanakah analisis (kelebihan dan kelemahan) manajemen sistem
informasi Di Unit Perpustakaan Pusat
(UPT) UNY?
C. Tujuan
1.
Mengetahui deskripsi
Unit Perpustakaan Pusat (UPT) UNY
2.
Memahami dan mengetahui pengertian dan maksud Manajemen Sistem
Informasi Perpustakaan.
3.
Memahami dan mengetahui
manajemen sistem informasi
dan personalia yang terlibat di perpustakaan UNY.
4.
Mengetahui kelemahan
dan kelebihan sistem informasi di UPT
Perpustakaan
UNY
D. Metode Observasi
Metode
yang digunakan untuk mendapatkan data-data dan informasi tentang manajemen
sistem informasi perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta ialah dengan
wawancara kepada pihak yang bersangkutan dengan system informasi perpustakaan,
kepala perpustakaan, pihak pengolahan koleksi, dan pihak lain yang menunjang
informasi tersebut. Selain dengan metode
wawancara kami juga mendapatkan informasi dari website perpustakaan, buku
panduan pengguna perpustakaan, dan arsip prosedur tugas personalia
perpustakaan.
BAB
II
PEMBAHASAN
A. Deskripsi Unit Pelaksana
Teknis (UPT)
Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta
Dalam
arti tradisional, perpustakaan
adalah sebuah wadah koleksi buku
dan majalah. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan,
namun perpustakaan lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang
dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi, dan dimanfaatkan
oleh masyarakat yang rata-rata tidak mampu membeli sekian banyak buku atas
biaya sendiri. Tetapi, dengan koleksi dan penemuan media baru selain buku untuk
menyimpan informasi, banyak perpustakaan kini juga merupakan tempat penyimpanan
dan/atau akses ke map, cetak
atau hasil seni
lainnya, mikrofilm, mikrofiche,
tape audio,
CD,
LP,
tape video
dan DVD,
dan menyediakan fasilitas umum untuk mengakses gudang data CD-ROM
dan internet.
Perpustakaan dapat juga diartikan sebagai kumpulan informasi yang bersifat ilmu
pengetahuan, hiburan, rekreasi, dan ibadah yang merupakan kebutuhan hakiki
manusia. Oleh karena itu perpustakaan modern telah didefinisikan kembali
sebagai tempat untuk mengakses informasi
dalam format apa pun, apakah informasi itu disimpan dalam gedung perpustakaan
tersebut atau tidak. Dalam perpustakaan modern ini selain kumpulan buku tercetak,
sebagian buku dan koleksinya ada dalam perpustakaan digital
(dalam bentuk data yang bisa diakses lewat jaringan komputer).
(http://id.wikipedia.org/)
Unit
Pelaksana Teknis (UPT) Perpustakaan Universitas Negeri Yogayakarta terletak di
Karangmalang, Yogyakarta. Perpustakaan ini tidak jauh berbeda dengan
perpustakaan pada umumnya seperti yang telah dideskripsikan di atas. Berdirinya
Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta tidak dapat dipisahkan dengan
sejarah berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta, karena perpustakaan ini didirikan
bertepatan dengan berdirinya IKIP Negeri Yogyakarta yaitu pada tanggal 21 Mei
1964. Sesuai dengan kedudukanya sebagai UPT, perpustakaan UNY berada di bawah
dan bertanggungjawab langsung kepada Rektor.
Awalnya,
perpustakaan UNY hanya memiliki 4 pegawai yang terdiri dari 1 orang kepala, dua
orang staff, dan satu orang pembantu umum. Dimana seorang kepala ditunjuk oleh
pustakawan senior dilingkungan perpustakaan, sedang kelompok pustakawan terdiri
dari sejumlah pustakawan dalam jabatan fungsional yang dipimpin oleh seorang
pustakawan senior yang ditunjuk diantara tenaga pustakawan dilingkungan
perpustakaan.
Seiring
berjalannya waktu dan perkembangan zaman, perpustakaan semakin berkembang, khususnya dalam pemanfaatan teknologi dari mesin tik sampai ke teknologi
computer dalam
meningkatkan layanan dan fasilitasnya,.
Dahulu, perpustakaan ini berpindah-pindah sampai ditetapkanya tempat yang
strategis yaitu di dekat rektorat dan layanan serta fasilitas yang masih
sederhana. Dengan perkembangan universitas itu sendiri, perpustakaan pun
menyesuaikan diri dalam hal layanan dan fasilitasnya.
Saat
ini, di UPT perpustakaan ini pengunjung
tidak hanya bisa memanfaatkan buku-buku atau koleksi yang ada, tetapi juga bisa
memanfaatkan ruang e-library yang
telah diresmikan tahun 2011 yang lalu. Selain itu, pengunjung juga bisa
menggunakan komputer untuk mencari judul buku yang dibutuhkan melalui layanan
catalog komputer, sedangkan dulu hanya menggunakan katalog manual. Hal ini
sangat memudahkan pengunjung untuk mencari sebuah buku. Layanan informasi dapat
pula diakses oleh pengguna melalui library online.
Perpustakaan
UNY diharapkan bisa lebih meningkatkan kinerja dengan menunjukkan
peningkatan-peningkatan berupa fasilitas dan pelayanan yang baik bagi
pengunjung ke depannya.
B. Manajemen Sistem
Informasi Perpustakaan
1.
Pengertian
Manajemen System Informasi Perpustakaan
Bahan
mentah dapat diibaratkan sebagai sebuah data, data-data yang bisa dikatakan
belum memiliki arti penuh yang dibutuhkan oleh penggunanya. Siagian (2002),
data merupakan bahan ”mentah”. Sebagai bahan mentah, data merupakan input yang setelah diolah berubah bentuknya menjadi output yang disebut informas. Menurut Susanto
(2002), informasi merupakan hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua
hasil dari pengolahan tersebut dapat menjadi informasi. Hasil pengolahan data
yang tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang
bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut.
Dalam
rangka menghasilkan sebuah informasi, dilakukan Pengolahan data baik diproses
melalui teknologi computer atau benda lain yang digunakan oleh si pengolah.
Dalam Pengolahan tersebut tentunya terdapat input data, proses dan output
berupa informasi. Dalam Pengolahan data dan informasi tersebut dibutuhkan
adanya system (orang atau bukan orang) yang bekerjasama dalam Pengolahan dan
penyampaian informasi, dimana system itu di manajemen agar proses berjalanya
dalam mencapai tujuan dapat berlangsung efektif dan efisien.
Definisi
Sistem adalah Suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen yang
saling berinteraksi untuk mencapai/mendapatkan suatu tujuan. Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai
sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Perpustakaan merupakan suatu unit
kerja yang menyelenggarakan pengumpulan, penyimpanan, dan pemeliharaan berbagai
bahan pustaka yang dikelola secara sistemik untuk digunakan sebagai sumber
belajar bagi pemakainya.
Aryawan
agung mengutip dari Wikipedia, system informasi adalah kombinasi dari teknologi
informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung
operasi dan manajemen. Sistem komputer yang akan mengolah data menggunakan
perangkat keras dan perangkat lunak tersebut. Suatu sistem yang dibuat dengan
tujuan menyajikan informasi.
Sistem
Informasi Perpustakaan (SIPERPUS) merupakan sebuah sistem yang terintegrasi
untuk menyediakan informasi guna mendukung operasi, manajemen, dan fungsi
pengambilan keputusan dalam Perpustakaan. Sistem Informasi Perpustakaan
(SIPERPUS) merupakan perangkat lunak yang didesain khusus untuk mempermudah
pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota/peminjam, transaksi dan
sirkulasi koleksi perpustakaan. Keseluruhannya bekerja secara sistematis
sehingga dapat memperbaiki administrasi dan operasional perpustakaan serta
dapat menghasilkan bentuk-bentuk laporan yang efektif dan berguna bagi
manajemen perpustakaan (Lutfian.Sofware, 2009:1).
Dari
pengertian masing-masing, maka dapat dikatakan bahwa Manajemen sistem informasi
perpustakaan adalah segala kegiatan yang meliputi perencanaan, pengelolaan,
pengorganisasian serta pengawasan yang di dalamnya semua bagian-bagiannya
saling berkaitan satu sama lain dalam rangka pengelolaan data menjadi informasi
yang dapat digunakan baik di dalam maupun di luar perpustakaan guna mencapai
tujuan organisasi secara efisien dan efektif.
Pengertian
antara manajemen sistem informasi dengan sistem informasi manajemen pun
terkadang masih membingungkan. Oleh sebab itu, berikut akan dijelaskan
perbedaan antara keduanya.
Sistem Informasi
Manajemen itu adalah produk/sebuah sistem. Sedangkan Manajemen Sistem Informasi itu
adalah aktivitas.
Sistem Informasi Manajemen, itu lahir
ketika ada sebuah teknologi yang menjadi enabler untuk membantu kegiatan-kegiatan
manajemen. Entah manajemen personalia (jadi sistem informasi personalia),
manajemen penjualan (jadi sistem informasi penjualan), manajemen
kegiatan akademik (jadi sistem informasi akademik), manajemen rumah sakit (jadi
sistem informasi rumah sakit). Keberadaan "sistem informasi
manajemen" ini fungsinya adalah untuk membantu kegiatan-kegiatan manajemen dari sudut pandang tertentu
(data, orang, teknologi -- mostly, dll).
Sedangkan Manajemen Sistem Informasi itu
adalah kegiatan pengelolaan-pengelolaan sistem informasi dengan tujuan tertentu
(untuk apa saja, untuk meningkatkan apa, untuk supaya bisa apa) bahkan ketika
sistem informasi itu masih berbentuk suatu prosedur kerja tanpa
tools/software/teknologi. Sudah ada aplikasi (sebut saja: sistem informasi
rumah sakit), bagaimana cara mengelolanya supaya sistem informasi itu Optimal
untuk something as purpose (misal: bagaimana
caranya supaya SIM-RS ini bisa meningkatkan pendapatan RS). (http://komunitas.stiki.ac.id)
2.
Penggunaan
System Informasi Perpustakaan
Menurut
Harmawan (2009:1) sistem informasi perpustakaan
merupakan sistem automasi perpustakaan. Di dalam sistem perpustakaan terdapat modul-modul yang
terintegrasi dari sistem yang satu ke sistem yang lain. Adapun modul-modul yang
dapat terintegrasi yaitu:
a) Modul Pengadaan
b) Modul Pengatalogan
c) Modul keanggotaan
d) Modul sirkulasi dalam kalimat yang sederhana adalah proses
edar suatu benda. Jika koleksi yang dimaksud adalah buku maka arti sirkulasi
adalah proses peredaran buku dengan berbagai jenis kegiatan transaksi antara
pengguna dengan petugas perpustakaan.
e) OPAC, Otomasi perpustakaan akan memudahkan pengguna/pustakawan
dalam menelusur informasi khususnya katalog melalui OPAC. Pengguna/pustakawan
dapat menelusur suatu judul buku secara bersamaan. Disamping itu, mereka juga
dapat menelusur buku dari berbagai pendekatan. Misalnya melalui judul, kata
kunci, pengarang, kata kunci pengarang, subyek, kata kunci subyek dsb.
Sedangkan apabila menggunakan katalog manual, pengguna/pustakawan hanya dapat
akses melalui tiga pendekatan yaitu judul, pengarang, dan subyek (Harmawan
2009:1).
Dalam
Penggunaan Sistem yang sudah lama perlu diperbaiki atau bahkan diganti, dapat
disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya yaitu : 1. Kesalahan yang tidak
sengaja, yang menyebabkan kebenaran data kurang terjamin. 2. Tidak efisiensinya
operasi pengolahan data tersebut. 3. Adanya instruksi-instruksi atau
kebijaksanaan yang baru baik dari pemimpin atau dari luar organisasi seperti
peraturan pemerintah. ada dalam koleksi. Modul pengadaan ini berfungsi untuk
membuat daftar usulan buku dan daftar pengadaan buku.
Pada
pengembangan system informasi, terdapat beberapa metode pengembangan yang dapat digunakan beberapa diantanya yaitu (Jogiyanto,487;2005) :
a)
Prototipe, Prototipe merupakan
suatu metode dalam pengembangan system yang menggunakan pendekatan untuk
membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap sehingga segera dapat
dievaluasi oleh pemakai
b)
Rapid
Application Development (RAD)
adalah sebuah model proses perkembangan software yang menekankan siklus
perkembangan yang sangat pendek.
Di mana perkembangan cepat dicapai dengan
menggunakan pendekatan kontruksi berbasis komponen.
c)
Outsourcing adalah
pengembangan sistem informasi yang diserahkan kepada pihak luar/ pihak ketiga.
Pada metode ini pengembangan dan pengoperasian oleh pihak ketiga. Pada
prakteknya lebih dari itu dimana segalah kegiatan diserahkan sepenuhnya
termasuk pemrosesan pemasukan dan pengolahan data, jadi tidak hanya membuat,
menyediakan perangkat kerasnya, dukungan pemeliharaan, serta pelayanan dan
pemulihan dari ganguan (Jogiyanto,487;2005).
Penentuan
apakah akan dikerjakan dan operasikan oleh pihak ketiga (outsourcing) atau akan
dikembangkan sendiri (insourcing) ditentukan oleh faktor kemampuan sumber daya
dari departeman sistem informasi. Jika departemen sistem informasi tidak
mempunyai sumber daya yang baik.
3. Komponen dalam system informasi
Sistem informasi memiliki lima (5)
komponen utama pembentuk yaitu :
a. Komponen Perangkat Keras (Hardware)
b. Komponen Perangkat Lunak (Software)
c. Komponen Sumber Daya Manusia (Brainware)
d. Komponen Jaringan komputer (Netware)
e. Komponen
Sumber Daya Data (Dataware)
Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa didalam
system informasi terdapat satu atau lebih komponen yang saling berkaitan dan
mempengaruhi satu sama lain. Dimana terjadi proses manajemen system informasi,
pengaturan atau pengelolaan system yang bekerja untuk mencapai tujuan. meliputi
sumber daya manusia (pengelola), data input (Dataware), Perangkat computer
(hardware), perangkat lunak (software) dan jaringan computer (netware) yang saling berhubungan untuk
mencapai hasil atau tujuan yang telah ditentukan.
Dalam hal ini, proses manajemen system informasi
diperpustakaan serupa dengan komponen-komponen tersebut meliputi : seorang
pegawai atau personalia yang terlibat dalam penggunaan system (brainware), data-data yang akan dikelola
misalnya keterangan bahan pustaka (Dataware),
system Pengolahan informasi yang digunakan (software),
dan jaringan internet jika diperlukan missal dalam library online (netware).
4. Manfaat Sistem informasi perpustakaan
Manfaat dari
penerapan sistem informasi pada perpustakaan menurut (Ishak, 2008:89)
diantaranya adalah:
a)
Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam
perpustakaan.
b)
Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna
perpustakaan.
c)
Meningkatkan citra perpustakaan
d) Pengembangan
infrastruktur nasional, regional dan global.
C. Personalia Perpustakaan
UNY
Kepegawaian di perpustakaan UNY meliputi kepegawaian
TU dan operasional meliputi ahli dan teknis (langsung) yang salling bekerja
sama dalam mencapai tujuan perpustakaan. Diperpustakaan UNY proses bekerjanya
pegawai dan pustakawan dilakukan berdasarkan perencanaan dan prosesdur kerja (khususnya
pada bagian pengelolaan system informasi, seperti prosesdur import dan eksport
data, back up, dll) yang telah ditetapkan oleh kepala sebelumnya. Terjadi
adanya rouling atau perputaran pegawai teknis selama empat (4) bulan sekali,
sehingga semua pegawai harus bekerja sesuai dnegan prosedur yang telah
ditetapkan, dan Setiap pegawai yang sedang bekerja pada bagian tertentu yang
berkaitan dengan pengolahan data transaksi seperti layanan sirkulasi harus
memback up hasil kerjanya untuk dapat dipertanggungjawabkan dan sebagai bukti
serta acuan untuk pelaksanaan selanjutnya.
Mengenai manajemen system informasi di perpustakaan
UNY, system informasi ini lebih ditujukan pada layanan yang digunakan oleh
pengguna perpustakaan. Berikut akan diuraikan sedikit mengenai tanggung jawab personalia yang sedang menduduki bagian-bagian
berikut :
1.
Audit Internal
Audit Internal adalah audit yang
dilakukan oleh personel internal Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
Tanggung jawab
:
a)
Koordinator Audit
Internal bertanggung jawab dalam pelaksanaan audit dari penetapan jadual,
penetapan auditor dan auditee serta melaporkan secara keseluruhan hasil audit
internal kepada Wakil Manajemen.
b)
Wakil Manajemen
bertanggung jawab dalam monitoring tindak lanjut hasil temuan audit dan
melaporkan hasil pelaksanaan audit internal kepada Kepala Perpustakaan Universitas
Negeri Yogyakarta dalam Rapat Tinjauan Manajemen.
2.
Pengendalian dokumen
dan data
Tanggungjawab :
a)
Wakil Manajemen
bertanggung jawab untuk memeriksa isi prosedur yang diusulkan pegawai dan
memverifikasi kebutuhannya untuk menunjang efektifitas penerapan sistem
manajemen mutu.
b)
Kepala
Perpustakaan Universitas Negeri
Yogyakarta bertanggung jawab untuk pengesahan dokumen.
c)
Pengendali dokumen
bertanggung jawab untuk menggandakan dan mendistribusikan dokumen kepada
personel yang telah ditetapkan dan mengendalikan
sesuai ketentuan dalam prosedur ini.
3.
Pengendaliaan rekaman
Tanggungjawab
:
a)
Pengendali dokumen
bertanggung jawab dalam melakukan identifikasi dokumen termasuk formulir secara
keseluruhan yang digunakan di Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
b)
Kasubag TU/Koordinator
Bidang bertanggung jawab dalam membuat daftar rekaman mutu yang digunakan
diareanya dan menyimpan rekaman yang dapat memudahkan penelusuran bilamana
diperlukan termasuk menetapkan masa simpan rekaman.
4.
Tinjauan Manajemen
Tanggungjawab
:
a)
Wakil Manajemen
bertanggung jawab dalam mengusulkan waktu dan agenda tinjauan manajemen kepada
Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta serta menyampaikan seluruh
agenda pada rapat tinjauan manajemen
sampai diperoleh keputusan dari pimpinan.
b)
Kepala Perpustakaan
Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab dalam menetapkan waktu
pelaksanaan dan memutuskan setiap permasalahan yang terjadi sampai diperoleh
keputusan untuk segera ditindaklanjuti.
5.
Pengelolaan pelanggan
Tanggungjawab
:
a)Wakil
Manajemen/Koordinator Bidang/Kasubag TU bertanggung jawab dalam menindak
lanjuti setiap permasalahan atau umpan balik (saran) sesuai pokok permasalahan
atau saran yang diperoleh.
b)
Pengendali dokumen
bertanggung jawab untuk pengarsipan hasil-hasil evaluasi mulai dari quesioner,
hasil analisa, rencana tindak lanjut, realiasi tindak lanjut yang dilakukan.
6.
Pengajuan kebutuhan
pegawai
Tanggungjawab
: Kasubbag
TU bertanggung jawab dalam melakukan analisa terhadap kebutuhan pegawai di
lingkungan Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta.
7.
Peningkatan kompetensi
pegawai
Tanggungjawab
: Kasubbag TU bertanggung jawab atas fasilitasi
penyelenggaraan peningkatan kompetensi pegawai sesuai usulan yang diajukan.
8.
Perbaikan fasilitas
Usaha memperbaiki kerusakan fasilitas agar dapat
berfungsi dengan baik. Perbaikan bangunan digolongkan
sesuai tingkat kerusakan.
Tanggungjawab :
a)
Koordinator Bidang
bertanggung jawab dalam mengusulkan pemeliharaan fasilitas.
b)
Kasubbag TU bertanggung
jawab dalam inventarisasi usulan perbaikan yang disampaikan oleh Koordinator
Bidang.
c)
Kepala Perpustakaan
Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab dalam memeriksa usulan dari
Kasubbag TU serta menetapkan skala prioritas perbaikan yang harus segera
dilaksanakan.
9.
Pemeliharaan fasilitas
Pemeliharaan Fasilitas ialah kegiatan rutin terjadwal yang bertujuan memonitor
kinerja fasilitas. Tanggungjawab
:
a)
Koordinator Bidang
bertanggung jawab dalam mengidentifikasi peralatan yang harus dipelihara
b)
Kasubbag TU bertanggung
jawab dalam membantu Koordinator Bidang dalam mengidentifikasi dan melakukan
tindakan pemeliharaan yang dilakukan.
10. Pengelolaan
bahan pustaka
Petugas
pengolahan bahan pustaka membuat daftar keterangan lengkap bahan pustaka (deskripsi katalog) yang disusun
berdasarkan aturan tertentu.
11. Peminjaman
Petugas
sirkulasi bagian peminjaman melakukan pencatatan transaksi peminjaman, dan
memberitahukan pengguna untuk mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam sesuai
batas waktu peminjaman.
12. Pengembalian
Petugas
sirkulasi melakukan pencatatan transaksi pengembalian, perpanjangan bahan
pustaka, dan memberitahukan pengguna apabila bahan pustaka yang dipinjam telah
melampaui batas waktu peminjaman.
13. Referensi
Petugas referensi membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan
informasi.
14. Tindakan
pencegahan
Tindakan pencegahan adalah
suatu tindakan yang diambil karena indikasi akan menimbulkan ketidaksesuaian atas produk dan
sistem guna mencegah terjadinya ketidaksesuaian tersebut. Tanggung Jawab :
a)
Seluruh pegawai bertanggung
jawab dalam melakukan tindakan pencegahan atas potensi ketidaksesuaian yang
terjadi.
b)
Wakil Manajemen
bertanggung jawab dalam monitoring terhadap efektifitas tindak lanjut yang
dilakukan atas tindakan pencegahan untuk menghindari ketidaksesuaian.
15. Tindakan
perbaikan
Tindakan
perbaikan adalah suatu tindakan yang diambil karena terjadinya ketidaksesuaian
atas produk, proses dan sistem guna menghilangkan penyebab ketidaksesuaian
tersebut dan mencegah terulangnya ketidaksesuaian tersebut dimasa mendatang. Tangggunga jawab :
a)
Seluruh pegawai
bertanggung jawab melakukan perbaikan atas ketidaksesuaian yang terjadi dan
mencari penyebab timbulnya ketidaksesuaian serta mencega terulangnya
ketidaksesuaian dimasa yang akan datang.
b)
Wakil Manajemen
bertanggung jawab dalam monitoring terhadap efektifitas perbaikan dan tindak
lanjut yang dilakukan.
16. Tinjauan
manajemen, Tanggung
jawab :
a)Wakil
Manajemen bertanggung jawab dalam mengusulkan waktu dan agenda tinjauan
manajemen kepada Kepala Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta serta
menyampaikan seluruh agenda pada rapat
tinjauan manajemen sampai diperoleh keputusan dari pimpinan.
b)
Kepala Perpustakaan
Universitas Negeri Yogyakarta bertanggung jawab dalam menetapkan waktu
pelaksanaan dan memutuskan setiap permasalahan yang terjadi sampai diperoleh
keputusan untuk segera ditindaklanjuti.
D. Manajemen Sistem
Informasi UPT UNY
Perpustakaan
UNY sejak awal berdiri menerapkan system layanan terbuka (opened acces).
Sistem layanan terbuka
dirasa lebih sesuai dengan kondisi sebuah perpustakaan perguruan tinggi, karena
dengan sistem tersebut pengguna mendapat kesempatan yang lebih luas dalam
mengakses bahan pustaka yang dikehendaki.
Perpustakaan
secara konvensional dikenal dengan koleksi bukunya dan juga sebagai pusat
informasi. Pada era globalisasi, informasi tidak hanya diperoleh dari buku,
namun juga melalui teknologi informasi.
Dalam rangka memberikan layanan terbaik dan bermanfaat bagi penggunanya, proses
manajemen system informasi dilakukan untuk memberikan penyampaian informasi
yang lebih leluasa, informasi bahan pustaka yang dapat diakses dimanapun dan
kapan saja, lebih praktis dan efisien bagi pengguna.
Sejak
tiga tahun terakhir System manajemen di perpustakaan UNY berdasarkan pada ISO 2001-2008 yang terfokus pada
pengguna. Dan berdasarkan atas pasal 43, tahun 2007 proses manajemen
berdasarkan SNI yang merupakan produk BSNP yaitu adanya pemanfaatan IT dalam
proses manajemen peprustakaan. Dalam mengelola layanan perpustakaan UNY menggunakan
software Sistem yang terintegrasi, yaitu:
1. Program
CDS/ISIS (Computerized Documentation Sevices/Integrated Sets of Information
Systems)
Mulai
tahun 1990, Perpustakaan UNY menggunakan
system perangkat lunak atau software yang terintegrasi yaitu
progam otomasi perpustakaan CDS/ ISIS sebagai pangkalan data sehingga
bisa memberikan layanan akses informasi dengan komputer kepada para pengguna
jasa perpustakaan. Program CDS/ISIS (Computerized Documentation
Sevices/Integrated Sets of Information Systems) adalah program sistem informasi basis data yang
digunakan terutama untuk mengelola basisdata non numeric tersetruktur (data
teks). System ini merupakan software system yang dikeluarkan
oleh UNESCO dan dikembangkan oleh institute technology Thailand yang dapat
digunakan oleh instansi-instansi atau organisasi yang ada di dunia secara
gratis. Software ini pun dikenal oleh bangsa indoneisa kemudian diterjemahkan
dan dikelola oleh IPB sehingga organisasi-organisasi perpustakaan Indonesia pun
dapat memakainya secara gratis.
Program ini digunakan sebagai pangkalan database bahan
pustaka dan database mahasiswa (entry dalam pengadaan buku, anggota perpustakaan ,
pembuatan label,dst), dimana nantinya semua Pengolahan data yang dilakukan
sudah selesai akan di upload atau ditransfer ke tiga server yang ada di lantai
dua. Ketiga server tersebut akan
terintegrasi atau terhubung langsung dengan system computer yang ada diperpustakaan.
Seperti dalam proses pencarian catalog (opec) baik melalui intanet ataupun
internet, layanan sirkulasi (pengembalian dan peminjaman), absensi front
office, library digital, online library dan proquest.
Software terintegrasi ini megalami pengembangan, dari
SIPISIS kemudian WINISIS dan kemudian kembali lagi ke CDS/ISIS. Software
CDS/ISIS belum memiliki fitur dan fungsi yang dibutuhkan seperti pembuatan
barcode dan terkoneksi dengan internet, sehingga sempat terjadi proses pengembangan
software menjadi SIPISIS yang mampu menyusun barcode, dan dilakukan
pengembangan kembali menjadi WINISIS yang mampu terkoneksi dengan internet pula. Namun
karena adanya kesulitan dalam pengelolaan pengembangan tersebut program
tersebut kembali menjadi bentuk CDS/ISIS.
Melihat kelebihan dan kelemahan dari software
terintegrasi CDS/ISIS, pengelola mulai mencari dan melihat system lain yang
dianggap lebih efektif dan efisien dalam penggunaanya untuk peningkatan layanan
informasi bagi pengguna. Penggunaan
System layanan dengan software terintegrasi SLIM (Sistem Library information
system) atau lebih dikenal dengan Senayan merupakan rencana pengembangan
lanjutan dalam penggunaan system pengelolaan database, system ini mampu bekerja
lebih baik dari system sebelumnya. Dimana saat ini perpustakaan UNY
memanfaatkan dua system yaitu CDS/ISIS, dan Senayan yang sedang melengkapi
kekurangan yang telah disebutkan sebelumnya pada system CDS/ISIS (web dan
barcode). Kedua system tersebut dijalankan secara terpisah dalam beberapa
computer. System SLIM ini mampu mengolah
data lebih praktis dan lengkap, sehingga rencanya system ini akan diterapkan
menggantikan posisi dari system CDS/ISIS, hanya tinggal menunggu pengguna yaitu
dosen, mahasiswa, peneliti, dan seterusnya tidak beraktifitas lagi dalam jangka
waktu yang agak lama, karena proses pergantian system tersebut membutuhkan
waktu dan proses yang harus teliti.
2. System terintegrasi SLIM (Sistem Library information system)
atau Senayan
Software terintegrasi ini dinamakan senayan, software
ini merupakan otoritas dikbud (berada dekat Senayan Jakarta) dan software ini
dapat digunakan secara gratis pula. System ini sedang digunakan oleh
perpustakaan UNY dalam pembuatan barcode dan web (terkoneksi) yang saat ini
sedang dimanfaatkan pada informasi bahan pustaka perpustakaan melalui online. Karena system
CDS/ISIS yang saat ini digunakan pula, tidak mampu melakukan kebutuhan tersebut
karena ada kesulitan pengelola dalam Pengolahan perangkat software tersebut.
Sudah dikatakan sebelumnya bahwa system SLIM ini tidak
lama lagi akan menggantikan system CDS/ISIS. Kenapa hal itu dilakukan,
mengingat kelebihan dari system ini yaitu :
a.
Fitur yang
digunakan lebih lengkap dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Selain dapat
mengelola database pustaka kedalam OPEC, akses sirkulasi, absensi front office,
database dan pembuatan kartu anggota perpustakaan langsung, barcode, dst.
b.
System ini sudah
berbasis web, sehingga mendukung kerja system informasi.
c.
Software lebih
praktis, proses pembuatan atau penyusunan data informasi mudah dan cepat.
d.
Membuat kerja
pegelola menjadi lebih efektif dan efisien, dengan bar code yang dibuat
langsung dari software, maka bisa langsung terdeteksi dalam pencarian tanpa
dicap terlebih dahulu.
e.
Tampilan dari
Pengolahan melalui system ini lebih menarik. Seperti adanya tampilan cover buku
ketika kita membuka dan membaca bahan pustaka melalui on line atau digital
library.
Pengelolaan Sistem Informasi
Proses Pengelolaan Sistem Informasi guna layanan bagi
pengguna, berawal dari input data yaitu pengadaan bahan pustaka. Pengadaan ini
dilakukan jika ada pesanan, perencanaan Setiap satu tahun terhadap pengadaan
buku baru, atau dari karyawan sirkulasi (pengecekan buku), dapat pula saran
dari pengguna, penerbit buku, dst. Dengan Proses pengadaan bahan pustaka
sebagai berikut :
Input data dari
penerbit melalui jalinan kerjasama,
|
penerbit
|
|
Pengadaan buku
|
|
Entry data base
|
|
Verifikasi
|
Download
|
Penerbit, Info pengguna, Pegawai , Pesanan, Rencana tahunan
|
Penerbit mengupload bahan pustaka yang diterbitkan
melalui jalinan (e-mail) kerjasama dengan perpustakaan, kemudian di download oleh
pengelola, database dimasukkan kedalam pengolahan data (entry), diseleksi oleh
team terkait mengenai buku-buku apa saja yang perlu dan akan dibeli.
Selanjutnya proses verifikasi data bahan pustaka sebelum dipesan (buku apa
saja, jumlahnya berapa, harga), maka akan tersisa data pustaka yang mungkin
belum akan terbeli. Data tersebut akan menjadi daftar tertunda dan akan tersimpan.
Dari database pustaka tersebut, akan di buat label (no identitas bahan pustaka
meliputi, tahun,pasal,jenis,dst), barcode, pengktalogan (Opec) untuk pencarian
bahan pustaka dan sirkulasi, memuat database mahasiswa (dari tiap fakultas)
untuk yang menjadi anggota perpustakaan akan membantu absensi dan layanan
sirkulasi, dan layanan informasi berbasis web. Dimana database tersebut akan
ditransfer/upload ke tiga server yang ada di lantai dua yang terintegrasi
dengan system computer yang ada di perpustakaan : layanan sirkulasi, absensi,
digital library, online library, dan pro-quest. Alur proses
pengelolaan/manajemen system informasi :
|
Sirkulasi
Katalogisasi (opec intra dan internet)
Absensi Front office
Anggota perpustakaan
On line library (catalog online)
Digital library
Aktif dan
non aktif anggota (kaitanya dengan sirkulasi, denda, dst)
|
|
Layanan
|
|
|
Perpustakaan
UNY memiliki enam pangkalan data yang dapat diakses melalui intranet dan internet, yaitu:
1)
Buku, pangkalan data
ini memuat informasi mengenai koleksi buku teks yang dimiliki Perpustakaan UNY.
2)
DTS, pengkalan data ini
memuat informasi mengenai Desertasi, Tesis dan Skripsi.
3)
Lapen, pangkalan data
ini memuat informasi mengenai laporan penelitian dosen UNY.
4)
Art, pangkalan data ini
memuat judul-judul artikel majalah, surat kabar harian dan jurnal dalam bentuk
tercetak yang dikoleksi oleh perpustakaan UNY yang diperoleh melalui langganan
maupun hadiah.
5)
Jurnal elektronok,
pangkalan data ini memuat ribuan judul jurnal bidang pendidikan, science dan
social science.
6)
Website UPT UNY berisi
informasi data bibliografi yang dapat diakses melalui situs
http://library.uny.ac.id.
Adapun tujuan layanan ini
adalah:
1)
Mempermudah pengguna
perpustakaan dalam proses penelusuran informasi.
2)
Mempermudah dan mempercepat
penemuan informasi.
3)
Memberikan peluang dan
jangkauan lebih banyak untuk menelusur dan menemukan informasi dari pangkalan
data yang ada.
Berikut
salah satu contoh penelusur informasi:
1.
Penelusuran website UPT
perpustakaan
Dengan mengetik
beberapa bahasa perintah pada pangkalan data yang tersedia, informasi dapat
diakses dari manapun tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu, dengan cara sebagai
berikut:
a. Pilih
alamat http://library.uny.ac.id
b.
Untuk pencarian daftar
literature, pilih menu yang dikehendaki.
c.
Untuk menelusur data
bibliografi buku bias melalui judul, pengarang maupun subyek
2.
Penelusuran jurnal
elektronik
a.
Penelusuran melalui
internet
·
Akses internet dengan
alamat http://www.proquest.com/pqdweb
·
Tulis account name dan password, ganti tiap bulan, yang dapat ditanyakan di perpustakaan
R. E-Library.
b.
Penelusuran melalui
intranet dengan memanfaatkan OPAC (online Public Acces Catalogue) yang tersedia
di gedung UPT UNY
Perkembangan teknologi informasi yang
ditandai dengan adanya penerapan teknologi komunikasi dan komputer di
perpustakaan memungkinkan akses informasi menjadi cepat dan tepat. Layanan
perpustakaan terpadu dan terigentrasi dengan membangun pangkalan data di UPT
Perpustakaan dan di masing-masing perpustakaan fakultas/ jurusan, lembaga penelitian
dan unit-unit terkait di lingkungan UNY telah terkait dan dapat diakses dari
fakultas/ jurusan, unit, lembaga dan rektirat. Dalam penyebaran informasi,
system temu kembali (retrieval system)
berguna untuk meng-match-kan apa yang
tersedia dan apa yang dibutuhkan. Mengingat pentingnya literature sebagai salah
satu sarana untuk menunjang proses belajara mengajar, layanan perpustakaan
melalui internet dan intranet perlu diperkenalkan dan dipahami oleh seluruh
masyarakt akademik agar fasilitas yang tersedia dapat dimanfaatkan.Namun UPT sebagai perpustakaan pusat di UNY belum
mampu terintegrasikan atau terhubung dengan fakultas-fakultas yang ada di UNY.
Meskipun dahulu sempat terhubung, namun karena ke-engganan terhadap proses yang
sulit dan membutuhkan kerjasama dengan beberapa pihak terkait (puskom)
keterhubungan tersebut terputus sampai sekarang.
Keuntungan yang diperoleh dengan
tersedianya layanan perpustakaan melalui intranet dan internet adalah:
1.
Dalam waktu 24 jam
mahasiswa dapat memperoleh informasi bibliografi denagn mudah dari berbagai
tempat.
2.
Sharing
sumberdaya khususnya sumber informasi yang ada di
perpustakaan sehingga dapat dimanfaatkan dengan maksimal.
3.
Membuka peluang untuk
memperkaya pengalaman belajar dan pemerataan kesempatan belajar sekaligus
sebagai upaya mendukung prinsip life-long
learning.
E. Analisis Sistem
Informasi UPT UNY
Berdasarkan
pengamatan yang telah dilakukan kelompok, maka dapat diperoleh beberapa data
mengenai bagaimana system informasi di UPT UNY. Di sini pemanfaatan teknologi
computer (software dan
hardware) yang terkoneksi internet
(netware) oleh staff pegawai (brainware) digunakan
untuk mengolah data (data) yang
nantinya berfungsi sebagai informasi baik untuk staff maupun pengunjung,
pendukung pengambilan keputusan dalam proses menajemen, membantu tugas-tugas layanan perpustakaan terutama yang
berkaitan dengan pengolahan basis data untuk penemuan informasi,
pelayanan untuk pengunjung melalui penyajian informasi melalui layanan catalog,
digital library, dan perpustakaan
online. UPT perpustakaan UNY menggunakan system informasi
guna meningkatkan layanan bagi pengguna yaitu software system terintegrasi
CDS/ISIS dan SLIM, system yang mendukung kegiatan
manajemen di perpustakaan.
Berikut
analisis mengenai system informasi UPT UNY :
a)
Sistem informasi
yang dipakai CDS\ISIS dan
SLIM merupakan
perangkat lunak yang digunakan oleh UPT UNY sebagai pusat pangkalan
data, diaplikasikan pada sistem otomasi
perpustakaan guna meningkatkan layanan
bagi pengguna.
b)
Perangkat lunak
CDS/ISIS dan SLIM merupakan
salah satu metode pengembangan sistem informasi yang digunakan oleh UPT UNY
yang masuk dalam kategori metode pengembangan insourcing yaitu memperoleh
perangkat lunak dari luar (gratis atau
membeli)
dan dikelola sendiri.
c)
Proses
peralihan dari pengelolaan data manual melalui mesin tik ke teknologi komputer
dilakukan atas dasar makin meningkatnya:
·
Tuntutan teknologi informasi khususnya computer
·
Meningkatnya
kebutuhan pelayanan perpustakaan
·
Tuntutan
menggunakan koleksi secara bersama
·
Kebutuhan untuk mengefektifkan tenaga dan
sumberdaya manusia
·
Kebutuhan efisiensi waktu dalam pencarian data
·
Keanekargaman bahan pustaka yang dikelola
·
Kebutuhan
layanan akses informasi pustaka secara cepat dan tepat
d)
Bentuk
keluaran dari System informasi yang sudah dikelola berupa : catalog computer, sirkulasi (peminjaman
dan pengembalian), digital library,
perpustakaan online,
pengklasifikasian buku, pengelolaan administrasi keanggotaan dan pegawai,
kumpulan data base koleksi pada pangkalan data.
e) Dalam
manajemen system informasi, telah disebutkan Komponen-komponen system
informasi, setidaknya terdapat tiga tahap sistem informasi yang di operasionalkan oleh seorang ahli IT yang
bekerjasama dengan staff pustakawan lainnya yaitu : input (berupa data-data
yang dimasukan ke dalam sistem), proses (data tersebut dimanipulasi agar dapat
terbaca, diolah dan dikeluarkan menjadi informasi (penyimpanan file)), output
(berupa hasil dari pengolahan data input yang langsung dapat digunakan oleh
pegawai ataupun pengunjung, data mengenai keterangan buku seperti penerbit,
pengarang, jumlah buku,dst) dan
kendali (control atau metode yang digunakan untuk melindungi data, berupa
backup dan persediaan jend set)
f) Sistem kerja di UPT UNY yaitu
melingkar, terjadi pertukaran wilayah kerja Setiap empat (4) bulan sekali. Dimana perputaran tersebut lebih
bergerak ke bagian teknisnya (umum) dan pada pegawai yang jabatanya masih
dibawah atau senior.
Dari pemaparan di atas dapat
di analisis kelebihan dan kelemahan sistem informasi di UPT UNY, antara lain :
Kelebihan :
a) Dengan peralihan dari manual ke otomasi
komputer, hal tersebut memberi kemudahan pada pelayanan dan
kinerja pegawai dalam mengelola informasi apapun menjadi efisien dan efektif.
b) Memberikan kepuasan bagi pengunjung dengan
pelayanan informasi yang mendukung, sehingga pengunjung dapat memperoleh
informasi yang diinginkan.
c) Mampu mengelola sistem informasi dengan
sistem prosedur kerja yang sudah ditetapkan sebagai pedoman dalam bekerja
dengan seorang ahli IT yang mengontrolnya.
Kelemahan :
a) Sistem kerja yang ada (berputar/rotasi), memberi dampak yang kurang baik dalam pengoptimalan
kinerja pegawai untuk pengelolaan perpustakaan. Dengan sistem berputar dan
berpindah tersebut, staff pegawai tidak benar-benar mengusai secara mendetail
terhadap pekerjaanya karena mereka dituntut mengusai semua pekerjaan yang ada
di sini.
b) Dapat ditimbulkanya Permasalahan dalam
pengelolaan dan pengontrolan sistem informasi. Karena tidak adanya keahlian
khusus dalam mengelola sistem informasi pada setiap pegawai, jika terjadi
hal-hal yang tidak diinginkan (ketika ahli IT sedang tidak ada diruangan) maka
sistem yang ada diperpustakaan menjadi terganggu karena pangkalan sistem
informasi mereka berada dalam kendali komputer.
c)
Penggunaan
sistem informasi terintegrasi (CDS/ISIS) merupakan software dari luar, sehingga kemungkinan besar
software tersebut akan sulit untuk dilakukan pengembangan atau penambahan fitur
yang dibutuhkan. Cara yang dapat digunakan hanya merubah system ke system lain yang memiliki kelebihan dari system
semula. Sehingga hal tersebut membutuhkan banyak waktu dan proses dalam
perubahan system.
d) Manajemen
system informasi di perpustakaan kurang dioptimalkan dalam hubunganya dengan
system yang ada di perpustakaan-perpustakaan fakultas.
BAB III
PENUTUP
Berdasarkan
pengamatan yang dilakukan di UPT UNY, dapat disimpulkan mengenai bagaimana
sistem informasi disana. Seperti pada organisasi-organisasi pepustakaan pada
umumnya, UPT UNY memilliki manajemen sistem informasi yang dikelola oleh
pegawai perpustakaan. System informasi tersebut
yaitu CDS/ISIS sempat
berkembang menjadi SIPISIS dan WINISIS merupakan
perangkat lunak yang digunakan sebagai sistem pengolahan data menjadi informasi. Dan saat ini menggunkan system informasi CDS/ISIS
dikombinasikan dengan software terintegrasi SLIM dalam rangka meningkatkan
layananya kepada pengguna.
Dimana Manajemen system informasi dari software tersebut melibatkan personalia
yang ada diperpustkaan khususnya pada ahli IT. Keluaran yang tampak
dari pengolahan sistem informasi tersebut
antara lain catalog computer, sirkulasi
(peminjaman dan pengembalian), digital
library, perpustakaan online,
dll. Sebagai sebuah perpustakaan,
UPT perpustakaan UNY dapat dikatakan sebagai perpustakaan yang ideal dengan
proses manajemen system informasi yang mampu memberikan pelayanan dan fasilitas
terbaik untuk penggunanya, meskipun dalam pengelolaan system dan kompetensi
sumber daya manusianya masih kurang optimal.
DAFTAR
PUSTAKA
Aryawan Agung. Sistem
Informasi.pdf . Diakses
hari senin, tanggal 30 april 2012.
Jogiyanto.2005.Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta:
Andioffset
Sukarjono,dkk.2010.Buku Panduan Pemakai Perpustakaan.
Yogyakarta :UPT perpustakaan universitas negeri yogyakarta
http://yoyoke.web.ugm.ac.id/download/sim.pdf
diakses hari senin, tanggal 30 april 2012
http://www.gudangmateri.com/2010/07/pengertian-sistem-informasi-manajemen.html
diakses hari senin, tanggal 30 april 2012
http://komunitas.stiki.ac.id/sistem-informasi/379-sistem-informasi-manajemen-vs-manajemen-sistem-informasi.html
diakses hari senin, tanggal 30 april 2012
0 komentar:
Posting Komentar